摘要：前期我们已推出教育培训机构应对疫情的原则性法律分析文章，梳理了不可抗力法律规则的适用条件，并总结出培训机构面对疫情时需履行的两个法定义务，即通知义务和举证义务。就其中的通知义务来说，采用书面函件通知的方式至少有以下优势：对外展示专业性、引起对方重视、为将来可能的诉讼留存证据等。从我们接受的行业咨询来看，培训机构对于书面函件的重要性、应不应该发出书面函件、如何发出书函件知等问题普遍存在误解或认识模糊之处。本文总结了我们在疫情期间指导顾问单位发出书面函件的经验，从培训机构的角度出发，为教育机构在应对疫情中如何正确地向外发出书面通知提供初步建议。

一、书面通知发出前应先明确目的，谨慎发函

从通知的形式来说，使用书面函件通知对方相比其他形式的沟通而言具有相当的优势。但书面通知一旦发出，产生的效果往外是不可逆的。例如在租赁合同纠纷中一旦发出解除合同的书面通知，通知达到对方后即产生解除合同的效果。因此，在发出任何书面函件之前，均应明确清晰地知晓发出该份书面函件的目的的是什么，可能造成何种法律后果，最坏的情形能否接受，对于这些问题做出清晰判断之后再谨慎发出函件。

以疫情下教育培训机构租赁合同为例，机构在疫情下的主要诉求是：希望出租方能够适当减免租金。该项主要诉求即为机构发出书面函件的目的，即：从第一封商请函开始，追求的目标就是在出租方适当减免租金的基础上继续履行合同，而非解除合同或双方对簿公堂。这一目的有别于部分机构的诉求：提出各项明显不合理或明显没有法律依据的要求，向出租方施压，试图实现出租方提出单方解约的目的。

有的机构尚不明确如何选择继续经营还是直接退场，这种情形下，发函的主要目的也应该落在友好协商适当减免租金这一关键诉求上，可以在随后的沟通中视租金减免程度明确或调整最终目的。

二、书面通知的内容应当服务于主要目的

书面通知的主要内容应当紧紧围绕机构的主要诉求展开。在考虑合同签订情况、双方当事人地位、对方当事人对法律的熟悉程度等因素后，决定函件的具体内容。不过无论目的为何、内容为何，书面函件一般都由正文和附件组成。以教育培训机构追求协商减免租金举例，书面通知可按照下述架构展开。

1、正文

介绍背景：介绍租赁合同的签订时间、承租物业详细坐落、租赁期限、租金数额、疫情发生之前双方合同履行情况，以及机构的主营业务。

法律分析：介绍疫情发生后机构履行合同所遇到的困难，如因各级人民政府、教育部门、卫生部门等为应对疫情而采取的强制性管制措施，导致了承租物业关停、机构无法经营，从而得出结论：此次新型冠状病毒肺炎疫情，以及政府主管部门的强制性行政管理要求是合同双方在签订租赁合同时无法预见、不能避免且至今无法克服的突发事件，直接导致了承租物业无法正常使用、机构无法经营的后果，构成法律规定的不可抗力事件。

表达诉求：明确友好协商解决问题的态度，提出双方公平分担损失的建议。同时，对于即将迟延支付或者已经迟延支付的费用做出合理说明，如果需要，可同时增加暂缓支付相关费用的表示。

2、附件

附件内容服务于正文，是正文所涉客观情况的证明文件。以教育培训机构追求协商减免租金举例，书面通知的附件可包括各级人民政府、各级教育部门、卫生部门下发的通知、文件。如果文件数量较多，可将其中有关开学时间推迟、校外培训机构在开学前严禁开展培训活动的内容摘要出来。例如：

2020年1月28日，深圳市教育局下发《深圳市教育局关于进一步做好学校疫情防控工作的通知》，主要内容：“国务院已决定延迟春季学期开学时间，开学时间另行通知”、“延迟开学期间，严禁任何校外培训机构开展任何形式的线下培训活动”。

三、书面通知的送达方式以EMS邮政特快快递寄送原件为主，微信等多种渠道确保送达

书面函件完成之后应当根据需要及时送达出租方。从留存证据的角度出发，送达的方式应首选EMS邮政特快专递寄送函件，并在快递单上填写清楚承租方的收件人、收件公司、寄送内容物等项目。除了备份一份函件之外，还应当保存好快递底单，及时查询快递送达记录并截图保存，以备时间久远无法查询。除了寄送函件外，还可以通过微信、彩信等通讯软件，将拍照或扫描件发送给对方。依法，书面通知在对方收到时生效。

书面函件发出后，根据对方的回复情况需及时识别对方的目的，有针对性地开展下一轮沟通。当然，所有的沟通都应当服务于追求的主要目标。在此过程中，完整、准确的理解法律规则是有效沟通的前提条件，在是否需要发函、如何发函等问题的分析上，机构也可以考虑寻求专业律师的帮助。

结尾

我们将持续关注疫情之下的教育培训行业，接下来我们将针对出租方单方解约的救济手段、深圳市政府部门为应对疫情出台的各项优惠政策进行梳理、分析，助理行业内企业合规成长、防控风险、度过难关。

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编辑：林小曼

版式：林漩桦