很多公司都遇到过类似的情形：业务员出差前借支3万元未能销账；员工因个人或家庭急用钱而向公司借款未还；员工向公司其他同事借款未还等。单独处理简单的借贷关系或简单的劳动用工关系时都容易理解，当两种关系放在一起处理时，不免产生困惑。
一般来说，在用人单位和劳动者的用工关系中，会出现因工作原因的借款不还和因个人原因的借款不还。现就该两种情况分别进行论述。
一、员工因“公”产生的暂借款
借款合同是借款人向贷款人借款，到期返还借款并支付利息的合同，是平等主体之间为实现某种个人利益的而发生的民事法律关系。构成民间借贷法律关系，需要同时符合两个构成要件：一是双方达成借款合意，二是实际交付款项。
现实中，有些员工因职务的特殊性或工作需要向公司借款，如预提备用金、预支报销款等，款项用于履行职责或执行业务发展。如最终该款项未能按照财务报销流程予以销账，在账面上就会体现出该员工欠了公司的款项未还。
此时，公司与员工的行为表面上虽符合借贷关系的构成要件，但员工不是为了自身目的占有和使用借款，双方之间并无借贷合意；且双方的关系由劳动合同固定，具有管理与被管理的隶属关系，属于纵向形成的经济关系，不具有民事法律关系所要求的主体平等性。依照《最高人民法院关于职工执行公务在单位借款长期挂账发生纠纷法院是否受理问题的答复》的意见，法院不应将此类纠纷作为民事案件受理。借款员工未及时报销冲账，应由公司按其内部财会制度处理，比如限期不归还可通过按月扣发一定金额的工资解决等。
在处理员工因“公”借款时，公司应建立完善的内部报销制度或财务制度，明确报销或业务相关的暂借款项还款事项，并将相关报销或财务制度告知员工且经员工确认，以避免暂借款损失或擅自扣除可能引起的争议。当发生因公借款未还的情况时，按照内部规章制度、员工制度，提前告知员工拟扣款的具体信息，并在后续工资支付明细中具体载明对应的扣项明细。
另外，如果员工在公司授权范围以外或将工作借款实际使用在非工作事务中，则该员工所为民事行为应系个人行为而非职务行为，则可能转变为平等主体之间的借贷法律关系，员工需支付欠款及孳息。
二、员工因“私”产生的借款
如前文已提及的，当员工向公司借支与工作及公司经营无关的款项，属于普通民事借款，可按民事法律规定予以处理。
有争议之处在于，员工个人借款未还，公司作为债权人能否以扣减工资的形式索债？
根据劳动部《工资支付暂行规定》第15条的规定，用人单位可以代扣工资的情形包括：用人单位代扣代缴的个人所得税；用人单位代扣代缴的应由劳动者个人负担的各项社会保险费用；法院判决、裁定中要求代扣的抚养费、赡养费；法律、法规规定可以从劳动者工资中扣除的其他费用。除此之外，用人单位“不得克扣劳动者工资”。也即，员工借款不在用人单位“代扣代缴”的范围内。
根据劳动部《对<工资支付暂行规定>有关问题的补充规定》第3条的规定，“克扣”系指用人单位无正当理由扣减劳动者应得工资(即在劳动者已提供正常劳动的前提下用人单位按劳动合同规定的标准应当支付给劳动者的全部劳动报酬)，不包括以下减发工资的情况：(1)国家的法律、法规中有明确规定的；(2)依法签订的劳动合同中有明确规定的；(3)用人单位依法制定并经职代会批准的厂规、厂纪中有明确规定的；(4)企业工资总额与经济效益相联系，经济效益下浮时，工资必须下浮的(但支付给劳动者工资不得低于当地的最低工资标准)；(5)因劳动者请事假等相应减发工资等。也即，如果劳动合同中有明确约定或者公司合法有效的规章制度中有明确规定，则公司能够以扣减工资的形式收回借款，否则依然属于不能代扣代缴的情况。
三、公司在处理员工借款时应注意的特殊情况
1、公司应严格遵守并执行最低工资制度
《劳动法》第48条规定：国家实行最低工资保障制度。用人单位支付劳动者的工资不得低于当地最低工资标准。
劳动和社会保障部发布的《最低工资规定》就此进行了细化，且第12条规定了在依法剔除相关项目后“用人单位应支付给劳动者的工资不得低于当地最低工资标准”。
最低工资制度是国家根据有关法律法规固定工资的最低标准并强制用人单位实行的制度，以保护劳动者享有工资报酬的权利，避免企业滥用扣款权而损害劳动者的权利。一旦违反该制度，属于严重用工违法行为。
因此，即便公司在符合合同设计、制度设计的情况下，扣减欠款后支付给员工的工资仍不应低于最低工资标准。
2、董事、监事、高级管理人员因私向公司借款应遵守特殊规定
现行《公司法》第115条规定：公司不得直接或者通过子公司向董事、监事、高级管理人员提供借款。
有观点认为该条属于强制性规定，即便是股东大会或是董事会作出决议也不可以推翻。董事、监事和高级管理人员对公司负有忠实和勤勉义务，不得利用在公司的地位和职权为自己谋取私利，不得将自己置于与公司利益相冲突的地位。如果公司直接或者通过子公司向董事、监事、高级管理人员提供借款，股东或者债权人可以主张该借款行为无效；公司因此遭受损失的，获得借款的董事、监事、高级管理人员应当依法承担赔偿责任。
针对这一问题，2024年7月1日起施行的《公司法》将该115条的内容删除，而在第182条中规定：董事、监事、高级管理人员，直接或者间接与本公司订立合同或者进行交易，应当就与订立合同或者进行交易有关的事项向董事会或者股东会报告，并按照公司章程的规定经董事会或者股东会决议通过。
也就是说，董事、监事、高级管理人员向公司借款，属于“直接或者间接与本公司订立合同或者进行交易”的行为，应当履行特定程序。结合第189条的规定，如未能履行特定程序的，则可能引发诉讼并承担赔偿责任。
总的来说，法律对董事、监事、高级管理人员因私向公司借款的情形进行了限制，其目的是维护股东和债权人利益。需要向公司借款的董事、监事、高级管理人员应履行报告义务，并经董事会或股东会决议通过方可执行，以程序正义保障实体正义。
3、在符合规定的情况下，公司仅能处理与员工之间的欠款问题，不应就员工之间的借贷还款情况进行冲减或代扣处理
《工资支付暂行规定》第6条规定：用人单位应将工资支付给劳动者本人。劳动者本人因故不能领取工资时，可由其亲属或委托他人代领。
实务案例中，员工向公司财务人员个人借款未还，财务人员借以职务便利直接在支付该员工工资时将部分工资作为还款支付至自己的账户，导致该员工以“公司克扣工资”为由提起劳动仲裁。因公司不能提供该员工委托他人代领工资的证据，且该财务人员也并非其亲属，无法合理解释未能将工资支付至员工本人的情况，将承担因“克扣工资”产生的不利后果。
综上所述，公司在处理员工借款时，应着重从借款人身份、借款性质、能否扣减工资及扣减力度等进行分析判断，并及时完善内部制度，以规避法律风险。
编辑 | 闫维航
版式 | 赵怡婷
