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联建专业 | 中小企业合规体系搭建的几点思考(一)

发布时间:2022-06-30 来源:广东联建律师 作者:林小曼

 2017年中国标准化管理委员会实施了《合规管理体系指南》;2018年11月,国资委印发《中央企业合规管理指引(试行)》;2018年12月,国家发改委会同外交部等部门发布《企业境外经营合规管理指引》;2021年4月,国际标准化组织ISO发布了ISO 37301:2021《合规管理体系要求及使用指南》;2022年5月,中国中小企业协会发布T/CASMES19-2022团体标准《中小企业合规管理体系有效性评价》……以上诸多制度的出台,看似独立,其实都寓意着同一走向,即企业合规越来越重要。而制定有效的企业合规计划可以减少违法行为发生的次数,提高企业的商业声誉,使企业获得更大的竞争优势和更多的盈利。但中小企业的合规体系建设能否完全照搬上述指引?很遗憾答案是否定的,因为大部分中小企业还处于生存期,处于业务不饱和、被市场挑选的状态,故而对是否搭建合规体系已是应顾不暇。除此之外,制约中小企业发展合规体系的原因还有三点:

第一,企业管理层及企业基层员工对企业合规建设存在认识误区。对于大部分中小企业的股东或者管理层而言,企业建立的初衷即为追求利润,但企业合规建设只会增加成本,并不能给企业创造收益价值。且大部分企业基层员工认为企业合规建设是企业的事,是企业股东和管理层或法律部门所负责的,与自身无关,无法真正落实企业合规建设[1]。此外,部分民营企业的合规部门制肘于企业其他部门,无法独立、有效地发挥出自身的作用。

第二,缺乏企业文化层面的建设。企业合规体系不仅包括管理制度,还包括企业文化层面的要素。但目前大部分中小企业仅停留在制度管理层面,未建立起符合自身条件的企业文化、企业精神等,无法引导企业管理层或员工与企业建立紧密联系,有效促使企业合规建设的落地和健全。

第三,在企业合规推行方面,我国缺乏相应的法律激励机制,无法使企业产生内在的动力进行合规建设。

因此,为解决中小企业的合规建设困境,同时搭建符合自身定位和需求的体系,可从以下几个方面着手:

一、强化企业合规建设意识,转变企业发展观念

为了让企业合规建设能与企业发展和谐共生,首先需要企业强化自身的合规建设意识,转变发展观念,自管理层至基层员工都认识到企业合规建设对于企业的作用和价值,并积极有效引导企业各员工参与其中。特别指出,针对企业基层工作人员,应将合规建设内容与日常工作有机结合,促使其在日常工作中起践行和监督作用,实现合规建设与企业文化、内涵和精神建设相融合。

二、找准合规管理立足点,突出管理效果

企业作为一个经济组织,生产经营离不开既定发展目标的实现,这也是企业管理层的重要任务之一。因此,妨碍企业达到发展目标、限制企业发展的任一因素,就是合规管理的立足点。找准立足点,解决企业运营出现的实际问题。让企业管理层及基层员工切身体会合规管理能够成为企业发展的“助推器”,甚至为抵挡自身风险的“铠甲”。且企业在确定立足点时,要遵循原则有三点:

一是紧贴生产经营实际,快速提高相关业务水准,促进管理上台阶;

二是力求当年度可见到管理效果,忌打持久战,避免河清难俟;

三是合规制度设计要便于操作,如此才能调动员工的积极性,让企业管理层和员工易于理解并接受。[2]

三、建立健全、完善企业合规管理制度体系

合规制度的设计,不仅在广度上要涉及企业决策及员工工作的方方面面,满足企业需求的同时便于员工操作;在深度上也要能够浸润全体员工的内心,形成企业合规文化。

(一)制定符合企业需求的“合规章程”

制定合规章程,明确合规章程为企业最高法律效力的文件,确定其最高地位,上至董事会和高管,下至各分公司和各部门,都要受到合规章程的约束。或将合规章程相关内容写入《公司章程》,明确企业管理层的合规管理职责,确保推进合规管理体系建设。

(二)在原有管理体系基础上建立合规管理体系

建立合规管理体系,不能简单否定、推翻原有管理体系,一味追求“创新”,而应在原有管理体系土壤上寻求合规管理体系萌芽的机会,在此基础上构建符合企业需求的合规管理制度,实现合规管理与企业的经济活动、业务活动、日常管理活动等统筹衔接,确保二者深度融合,行之有效。

(三)以制定合规管理基本制度为核心,逐步建立、完善企业合规管理专项制度

首先制定合规管理基本制度,如《合规管理办法》,将该办法作为企业合规管理的核心制度,明确相应的合规目标、管理范畴、组织架构、人员职责等内容。

其次,以《合规管理办法》为中心,逐步梳理、完善相关配套的合规管理专项制度。罗列企业可能涉及的经营风险,针对风险设立专项制度。细化专项制度操作模式,保证专项制度具有可执行性、可操作性,避免流于形式。

再次,针对具体业务领域设立合规管理专项制度操作手册,明确相关合规流程、合规管理责任等,确保合规管理落实到实处、落实到基层员工。

在此基础上,形成PDCA计划-执行-检查-改进的闭环管理模式。

四、设计、建立合规管理组织架构

在设计、建立合规管理组织架构时,可借鉴《中央企业合规管理指引(试行)》中所确定的标准和模式,但中小型企业必须在充分了解自身的战略目标以及合规管理需求的情况下,向大型央企的合规经营“取经”。

中小企业首先需要分析、明确自己存在的或潜在的问题和风险,针对性建立组织架构,如管理制度松散,就先建立管理决策组织架构;如业务制度松散,就先建立业务组织架构。可精确布控合规重点,待企业有了一定合规经验之后,可根据实际需要再行调整组织架构。

五、建立合规管理程序机制

(一)建立前置合规审查程序

建立合规审查前置机制,充分评估合规风险以及把控风险,增强业务对接人员的合规意识,争取将合规审查工作做在业务决策、落地之前。

(二)建立实时监管程序机制

设置合规岗位,专人负责行业监管政策、容易出现的争议点等方面收集、解读、传达相关监管信息,提示企业业务部门注意风险把控。企业要充分发挥主动能动性,从被动应对向主动管理转变,做好监管对接、应对预案,积极争取政策扶持。

(三)建立员工合规培训流程

按照企业实际情况举行员工合规培训课,且每次培训都应对员工进行考核,考核成绩纳入个人年终绩效考核。综合分析员工对合规制度理解和操作的薄弱环节,出具本企业合规风险报告,提醒企业领导人相关风险。同时,合规培训课也应作为合规文化建设的重要举措,通过向员工公布外部和内部发生的典型案例[3],使合规制度深入员工的意识。

(四)建立举报、问责流程

设立电子邮箱、匿名信箱等举报途径,完善举报奖惩机制,对举报属实的予以适当奖励并做好举报人信息保密工作。同时做好合规管理的问责机制,将合规管理与组织绩效和个人绩效管理挂钩,克服违规追责宽松软的问题。对于违反企业合规管理禁止性或强制性要求的各类违规事件,企业应依职责及时对相关责任人进行调查和认定,经查证属实的,要结合给公司造成的经济损失或形成的负面影响,按照相关管理制度进行绩效扣罚和追责。同时要及时查缺补漏,通过完善制度等手段堵住出血点,建立长效防控机制[4]。

但在具体实施中,企业还需根据实际情况对合规管理制度、机制进行适时的调整和优化,以实现业务发展和合规推进并行不悖,真正实现“合规创造价值”理念。
六、正确认识行政监管机构日益增强的执法力度,有助于企业推进合规体系建设

我国缺乏企业合规建设相关的法律激励机制,使得大部分企业无法产生内在的动力进行合规建设。但企业管理层及各基层员工应对我国行政监管机构日益增强的执法力度保持审慎的态度,行政监管机构针对企业违法违规行为、以及企业未按规定建立合规体系等行为可进行监管调查、行政处罚。特别在有关部门已经发布合规管理体系国家标准的情况下,如监管机构以此为据推进企业合规认证体系或制度,并将有无进行合规认证作为企业上市、并购、投资等经营活动的资格准入要求[5]。那这种来自行政监管部门的压力机制将促使企业转变观念。即严厉的行政监管措施在一定程度上有助于企业推进合规管理体系建设,避免出现行政不法行为,产生违法成本损失。

中小企业合规体系的搭建非一朝一夕可成,非一言一语可就,任重道远,既要考虑自身实际情况,又要“见贤思齐”,不断规范企业行为,促进业务发展。但合规体系的建设也必将是企业立足扎根的制胜法宝

 

本文首发于广东联建律师事务所 未经授权 不得转载。


责任编辑 | 闫维航
版式 | 迪丽娜孜


脚注:

[1]陈雷:法律顾问参与企业合规的建设路径,《法制与社会》2021-05-15。

 

[2]陆国雄、刘志鹏、麻艳青、王昊、李文忠:采气厂合规管理体系建设的措施研究,《中国设备工程》2021年06月。

 

[3]卞传山:传统法务如何牵头企业合规管理,《法人》2019年。

 

[4]杨斌:新形势下国有企业合规管理体系建设研究 ,《江西师范大学学报(哲学社会科学版)》 2020年07月。

 

[5]陈瑞华:论企业合规的中国化问题,《法律科学-西北政法大学学报》2019-11-10。


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